出張旅費規程と日当の決め方 社長・役員にも払える条件と規程の書き方
この記事の要点
- 出張旅費規程があれば、社長・役員を含め、出張した人に日当を払えます。
- 非課税になるのは「その旅行に通常必要」と認められる範囲だけです。役員と社員のバランス、同業・同規模との比較で判断されます。
- 規程を作るだけでは足りません。実際の出張と、その記録（出張報告など）がそろって初めて説明できます。
社長が全国を飛び回っているのに、交通費とホテル代しか精算していない。そんな会社は少なくありません。
出張旅費規程を整えると、出張した人に「日当」を払えます。社長・役員も対象にできます。ただし、条件を外すと給与として扱われます。順に説明します。
日当とは何か、社長にも払えるのか
日当は、出張中の食事代の増える分や細かな雑費にあてるため、1日いくらと決めて払うお金です。領収書ごとに精算する交通費・宿泊費とは別のものです。
所得税法では、勤務する場所を離れて職務のために旅行した人に払う旅費のうち、「その旅行について通常必要であると認められるもの」は所得税が非課税とされています（所得税法9条1項4号）。対象は社員に限られていません。社長・役員の出張も同じ考え方です。
| 日当 | 役員報酬を増やす | |
|---|---|---|
| 払う理由 | 実際の出張 | 職務への対価 |
| 受け取る人の所得税 | 通常必要な範囲は非課税 | 給与として課税 |
| 金額の決め方 | 規程の基準どおり | 定期同額などのルールあり |
| 出張がない月 | 払わない | 毎月払う |
日当は報酬の代わりではありません。出張の実態に合わせて払うものです。役員報酬の決め方は役員報酬の記事で解説しています。
所得税で非課税となる条件
国税庁の所得税基本通達9-3は、非課税となる旅費を「旅行の目的、目的地、行路、期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内」としています。判定では次の2点を考えます。
| 判定の視点 | 中身 | 実務で見直すこと |
|---|---|---|
| 社内のバランス | 役員と使用人の全てを通じて、適正なバランスが保たれた基準で計算しているか | 社長だけ極端に高くないか。社員にも同じ規程が使われているか |
| 社外との比較 | 同業種・同規模の会社が一般的に払っている金額に照らして相当か | 業界団体の資料や顧問税理士の情報と比べられるか |
役職で金額に差をつけること自体は、通達も「職務内容及び地位等」を挙げているとおり想定されています。問題になるのは、差が不相当に大きい場合です。
通常必要な範囲を超える部分は、非課税の旅費とは認められず、給与として扱われる可能性があります。
出典：国税庁 所得税基本通達9-3（非課税とされる旅費の範囲）、国税庁 タックスアンサー No.2508 給与所得となるもの
会社の経費になる条件と必要な記録
会社側では、業務のための出張に、規程どおり払った旅費・日当は経費として扱えます。注意したいのは役員への支給です。
法人税基本通達9-2-9は、役員などに「旅費等の名義で支給したもののうち、その法人の業務のために使用したことが明らかでないもの」を、役員への経済的な利益（実質的な給与）の例に挙げています。役員給与として扱われると、損金にならない場合があります。
つまり、業務の出張だったことを会社が示せるかどうかが分かれ目です。次の記録を残しておきます。
| 記録 | 書いておくこと |
|---|---|
| 出張報告（出張申請） | 日付、行き先、訪問先、目的、結果 |
| 旅費精算書 | 日数、日当の区分と金額、交通費・宿泊費の内訳 |
| 裏付け | 交通機関・宿泊の領収書や予約記録、面談の記録など |
| 規程そのもの | 制定日・改定日、決めた手続きの記録 |
社長1人の会社でも、出張報告は自分で書いて残します。「社長が自分で決めて自分に払う」形になりやすいからこそ、記録が説明の材料になります。
なお消費税では、通常必要な範囲の出張旅費・日当は課税仕入れとなり、一定の事項を帳簿に書けば、インボイスがなくても仕入税額控除が認められます。
出典：国税庁 法人税基本通達9-2-9、国税庁 タックスアンサー No.6459、国税庁 インボイスQ&A 問107
今の出張の実態から、規程に入れる項目と記録の残し方を一緒に整理します。
規程に書く項目
出張旅費規程に決まった様式はありません。最低限、次の項目をそろえておくと運用で迷いません。
| 項目 | 決めておくこと |
|---|---|
| 目的・対象者 | 役員と社員の全員を対象にすること |
| 出張の定義 | 何km以上、または何時間以上の移動を出張とするか。日帰りと宿泊の区分 |
| 交通費 | 実費精算か。利用できる交通機関・座席の等級 |
| 宿泊費 | 実費精算か定額か。上限額 |
| 日当 | 役職ごとの金額。日帰り・宿泊・海外の区分 |
| 手続き | 事前の申請、事後の出張報告と精算の期限 |
| 例外 | 食事や宿泊が先方負担のときの扱い、私用を兼ねた旅行の扱い |
| 施行・改定 | 施行日と、改定するときの決め方 |
作ったら、全員に同じルールで使います。社長の出張だけ規程を使い、社員は実費だけ、という運用はバランスの説明がつきません。
日当の金額の決め方
日当の金額について、国税庁が「いくらまでなら非課税」という金額を示しているわけではありません。通達9-3の2つの視点で決めます。
- 同業種・同規模の会社が払っている水準を調べる（業界団体の資料、顧問税理士の情報など）
- 社員の金額を先に決め、役員はそこから不相当に離れない差にする
- 日帰りと宿泊、国内と海外で区分を分ける
- 決めた根拠（比べた資料）を規程と一緒に保存する
金額の影響を、計算例で見てみます。数字はあくまで例で、相場を示すものではありません。
| 日当（例） | 5,000円 |
|---|---|
| 出張日数（例） | 月4日 |
| 1年間の日当の合計 | 5,000円 × 4日 × 12か月 ＝ 240,000円 |
同じ24万円を役員報酬で増やすと、給与として所得税・住民税の対象になります。日当は、通常必要な範囲なら所得税は非課税です。ただし、出張がなければ払えません。報酬を下げて日当に置き換える、といった使い方はしないでください。
社会保険では、日本年金機構の事例集に、事業主が負担すべきものの実費弁償は報酬等にあたらないとあり、例に「出張旅費」が挙がっています。一方、定額の日当そのものの扱いは、この事例集では明記されていません。標準報酬に含めるかどうかは、年金事務所や社会保険労務士に確認してください。
出典：日本年金機構 標準報酬月額の定時決定及び随時改定の事務取扱いに関する事例集
国の旅費法改正と民間の規程
国家公務員の旅費を決める「国家公務員等の旅費に関する法律」が改正され、2025年4月1日に施行されました。財務省の資料によると、主な見直しは次のとおりです。
- 宿泊費を定額から、上限つきの実費支給に
- 日当を「宿泊手当」に見直し、宿泊を伴う旅行の諸雑費にあてる一夜あたりの定額に
- 交通と宿泊が一体のパック商品に対応する「包括宿泊費」を新設
この法律は国家公務員などが対象で、民間企業にそのまま適用されるものではありません。ただ、物価や旅行商品の変化に合わせて制度を見直した例として、自社の規程を見直すきっかけにはなります。宿泊費の上限は今の相場に合っているか、日帰りの日当は必要か、といった点です。
出典：財務省 国家公務員等の旅費制度の改正について、財務省 広報誌ファイナンス 2024年10月号
会社のお金の出し方を見直すなら、法人税のカード納付とマイルの記事もあわせてご覧ください。
よくある質問
社長1人の会社でも日当を払えますか？
払えます。所得税法9条1項4号は社員に限っていません。ただし、規程を作り、実際の出張と出張報告などの記録をそろえ、金額が通常必要な範囲に収まっていることが前提です。
日当はいくらまでなら非課税ですか？
国税庁は一律の金額を示していません。所得税基本通達9-3により、役員と社員を通じたバランスと、同業種・同規模の会社との比較で、通常必要な範囲かどうかが判断されます。
日当は社会保険料の計算に含まれますか？
日本年金機構の事例集では、出張旅費などの実費弁償は報酬等にあたらないとされています。定額の日当そのものの扱いは明記がないため、年金事務所や社会保険労務士に確認してください。
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この記事は一般的な情報をまとめたもので、個別の判断を行うものではありません。規程の作成や日当の金額、税務・社会保険の扱いは、顧問税理士や社会保険労務士にご確認ください。内容は2026年10月時点のものです。